Waarom dit artikel ertoe doet voor u als MKB: de meeste organisaties die wij overnemen als Microsoft 365-partner, denken dat hun data "veilig in de cloud" staat. Dat klopt voor de beschikbaarheid — maar niet voor verwijdering, ransomware of account-overname. In dit artikel leggen wij uit waar Microsoft's eigen bescherming tekortschiet, en wat u eraan kunt doen.

Wat Microsoft Wél Bewaart (en Hoelang)

Microsoft 365 heeft ingebouwde retentie-mechanismen, maar die zijn beperkt:

  • Prullenbak (Recycle Bin): 93 dagen voor verwijderde items — daarna permanent weg
  • Soft-delete: 30 dagen extra bescherming voor items die uit de prullenbak worden verwijderd
  • Inactieve accounts: na 30 dagen inactiviteit wordt data automatisch verwijderd (geen waarschuwing vooraf)
  • Retention Policies: configureerbaar tot 10 jaar, maar alleen voor compliance — niet voor herstel na incidenten

Dat klinkt misschien voldoende, maar er zijn drie scenario's waarin deze bescherming tekortschiet:

Scenario 1: Account wordt verwijderd

Wanneer een admin een gebruikersaccount verwijdert (bijvoorbeeld bij vertrek van een medewerker), gaat alle mailbox-data na 30 dagen definitief verloren. Geen waarschuwing, geen undo.

Scenario 2: Ransomware-aanval

Als een hacker toegang krijgt tot uw tenant (bijvoorbeeld via een gelekte admin-wachtwoord), kan hij binnen enkele minuten alle OneDrive-data versleutelen. Microsoft heeft hier geen rollback voor — alleen de betaalde Defender-laag kan dit detecteren, en zelfs dan blijft data vaak verloren.

Scenario 3: Admin-fout

Een admin verwijdert per ongeluk een hele SharePoint-site of een groep mailboxen. Na 93 dagen is alles weg — geen herstel mogelijk.

Wat een Externe Backup U Wél Biedt

Een externe backup-platform (zoals Veeam for Microsoft 365, AvePoint of Acronis) bewaart uw data op een geïsoleerd platform dat niet toegankelijk is vanuit uw Microsoft 365-tenant. Dat geeft u:

  • Herstel van verwijderde items — zelfs jaren later, ongeacht wat er in uw tenant gebeurt
  • Ransomware-bescherming — zelfs als de hele tenant versleuteld is, kunt u data terughalen uit de backup
  • Granulair herstel — niet "alles terug", maar specifiek dat ene bestand, die ene e-mail, die ene SharePoint-lijst
  • Audit trail — wie heeft wat wanneer verwijderd, en wat is er geback-upt
  • NIS2-compliance — voldoet aan de back-up vereiste uit de richtlijn

Hoe Wij Dit Voor U Inrichten

MKBOffice365-actie: wij implementeren Microsoft 365 backup als onderdeel van onze beheer-service. Concreet betekent dat:

  1. Dag 1: Backup-omgeving inrichten — wij koppelen uw tenant aan een geïsoleerd backup-platform met 7-jaar retentie
  2. Dag 1: Eerste volledige snapshot — alle mailboxen, OneDrives en SharePoint-sites worden geback-upt (kan 24-72 uur duren)
  3. Doorlopend: Incrementele backups — 4× per dag worden nieuwe en gewijzigde items geback-upt
  4. Wekelijks: Restore-test — wij testen of we data kunnen terughalen uit de backup (zonder dat dit uw productie-omgeving raakt)
  5. Maandelijks: Backup-rapportage — overzicht van backup-volume, restore-tests en eventuele issues

Wat Kost Het?

Voor de meeste MKB-klanten hanteren wij de volgende tarieven:

  • Klein (5-15 gebruikers): €2,50 per gebruiker/maand, inclusief 7-jaar retentie
  • Middelgroot (15-50 gebruikers): €2,00 per gebruiker/maand, inclusief 7-jaar retentie
  • Groot (50-250 gebruikers): €1,75 per gebruiker/maand, inclusief 7-jaar retentie

Voorbeeld: 25 gebruikers × €2,00 = €50/maand = €600/jaar. Vergelijk dat met de kosten van dataverlies: een gemiste klant-correspondentie, een verloren projectdossier, een niet-terug-te-halen SharePoint — die kosten al snel duizenden euro's.

Veelgestelde Vragen over Microsoft 365 Backup

Hoe lang bewaart Microsoft 365 mijn verwijderde bestanden?

Standaard blijven verwijderde items 93 dagen beschikbaar in de prullenbak (inclusief 30 dagen soft-delete + 93 dagen in de recycle bin). Maar zodra een admin de tenant opschoont, een gebruiker wordt verwijderd, of een account langer dan 30 dagen inactief is, kan data permanent verdwijnen. Voor e-mail kunt u met een retention policy maximaal 10 jaar bewaren, maar dat beschermt niet tegen ransomware, account-overname of per ongeluk verwijderen door admins.

Wat kost een externe Microsoft 365 backup?

Voor het MKB variëren de kosten van €2 tot €5 per gebruiker per maand, afhankelijk van het volume en de bewaartermijn. Bij 25 gebruikers met 7-jaar retentie betaalt u ongeveer €75-€125 per maand — vergelijk een kop koffie per dag voor volledige gemoedsrust.

Kan ik niet gewoon extra opslagruimte kopen bij Microsoft?

Nee. Microsoft verkoopt extra mailbox-opslag (tot 100 GB), maar dat beschermt niet tegen verwijdering of ransomware. Backup is een compleet andere functie: het bewaart **oude versies** en **verwijderde items** op een apart platform, zodat u ze kunt terughalen wanneer nodig.

Wat als mijn Microsoft 365-tenant gehackt wordt?

Bij een geslaagde aanval kan een hacker alle mailboxen, OneDrives en SharePoint-sites verwijderen of versleutelen. Microsoft's eigen retentie heeft hier geen antwoord op — als de tenant is gehackt, is de backup in de tenant ook gecompromitteerd. Een externe backup bewaart uw data op een geïsoleerde plek die de hacker niet kan bereiken.

Hoe vaak wordt er een backup gemaakt?

Bij MKBOffice365 hanteren wij 4× per dag snapshots voor actieve data (elke 6 uur) en dagelijkse backups voor archiefdata. Hierdoor kunt u maximaal 6 uur data-verlies hebben bij een incident — in de praktijk ruim binnen de NIS2-rapportagevensters.

Hulp Nodig bij het Inrichten van Backup?

Wij implementeren Microsoft 365 backup binnen 1 werkdag. Geen downtime, geen data-migratie — alleen een koppeling met uw tenant.

Vraag een vrijblijvende backup-scan aan en wij laten zien hoeveel data u heeft, hoelang de eerste backup duurt, en wat de exacte kosten zijn.

Vraag een backup-scan aan

Gerelateerde artikelen uit onze kennisbank

Over de auteur: MKBOffice365 implementeert sinds 2002 back-up en recovery-oplossingen voor Nederlandse MKB-bedrijven. Wij zijn Microsoft Cloud Solution Provider sinds 2024 en beheren dagelijks 15.000+ mailboxen voor 500+ klanten in heel Nederland.