Wat is het verschil tussen OneDrive en SharePoint?
OneDrive is de persoonlijke opslagomgeving binnen Microsoft 365. Medewerkers kunnen hier hun eigen documenten bewaren, bewerken en delen met collega's. Denk aan conceptversies van rapportages, persoonlijke notities of bestanden waaraan iemand tijdelijk werkt. Hoewel documenten gedeeld kunnen worden, blijft OneDrive gekoppeld aan het account van een individuele gebruiker. Daarom is deze omgeving minder geschikt voor bestanden die structureel beschikbaar moeten blijven voor een heel team.
SharePoint Online is juist ontwikkeld voor het centraal beheren en delen van informatie. Met SharePoint voor bedrijven kunt u gezamenlijke documentbibliotheken, afdelingspagina's en een intranet opzetten. Denk aan personeelsinformatie, werkinstructies, bedrijfsnieuws en documenten die meerdere medewerkers gebruiken. Een SharePoint intranet biedt daarmee één centrale plek voor belangrijke bedrijfsinformatie. Voor het mkb is dit vooral interessant wanneer documenten nu verspreid staan over persoonlijke mappen, e-mailbijlagen en verschillende computers.
Stap 1: bepaal de structuur van uw SharePoint intranet
Een goed SharePoint intranet inrichten begint met een duidelijke structuur. Bepaal eerst welke informatie medewerkers nodig hebben en hoe zij deze het liefst terugvinden. Maak bijvoorbeeld onderscheid tussen algemene bedrijfsinformatie, afdelingen, projecten en personeelszaken. Vervolgens kunt u binnen SharePoint verschillende sites en pagina's aanmaken. Een centrale communicatiesite kan dienen als startpagina van het intranet, met links naar belangrijke documenten, nieuwsberichten en afdelingspagina's.
Houd de navigatie eenvoudig en voorkom dat medewerkers door te veel mappen en pagina's moeten zoeken. Gebruik herkenbare namen en zorg dat veelgebruikte informatie direct bereikbaar is. Denk bijvoorbeeld aan een medewerkershandboek, verlofregelingen, contactgegevens en interne procedures. Door vooraf goed na te denken over de indeling, voorkomt u dat het intranet onoverzichtelijk wordt wanneer uw organisatie groeit. Betrek ook medewerkers bij het bepalen van de structuur, zodat deze aansluit op hun dagelijkse werkzaamheden.
Stap 2: richt documentbeheer en toegangsrechten goed in
Wanneer de basisstructuur staat, kunt u documentbibliotheken aanmaken voor bestanden die medewerkers gezamenlijk gebruiken. Denk aan offertesjablonen, handleidingen, contracten en projectdocumentatie. SharePoint biedt mogelijkheden voor versiebeheer, waardoor eerdere versies van documenten beschikbaar blijven. Ook kunnen meerdere medewerkers tegelijkertijd aan bestanden werken. Dit voorkomt dat verschillende versies van hetzelfde document via e-mail worden verspreid. Gebruik duidelijke bestandsnamen en eventueel metadata om documenten gemakkelijker terug te vinden.
Daarnaast is het belangrijk om toegangsrechten zorgvuldig in te stellen. Niet iedere medewerker hoeft toegang te hebben tot alle bedrijfsinformatie. Zo kunnen documenten van de personeelsadministratie uitsluitend beschikbaar worden gemaakt voor bevoegde medewerkers. Werk bij voorkeur met groepen en wijs rechten toe op site- of bibliotheekniveau. Controleer regelmatig of deze rechten nog aansluiten bij de functies van medewerkers. Hiermee houdt u uw SharePoint intranet overzichtelijk en voorkomt u dat vertrouwelijke informatie onbedoeld toegankelijk wordt.
Stap 3: gebruik SharePoint voor nieuws en interne communicatie
Een intranet voor het mkb is meer dan een centrale opslagplaats voor documenten. U kunt SharePoint ook gebruiken om medewerkers op de hoogte te houden van ontwikkelingen binnen uw organisatie. Plaats bijvoorbeeld nieuwsberichten over nieuwe collega's, gewijzigde procedures, projecten en bedrijfsactiviteiten. Met nieuwswebonderdelen kunt u deze berichten zichtbaar maken op de startpagina. Ook kunt u belangrijke aankondigingen, veelgebruikte links en interne contactinformatie op één plek verzamelen.
Maak daarnaast gebruik van de zoekfunctionaliteit van SharePoint. Hiermee kunnen medewerkers documenten, pagina's en andere informatie terugvinden waarvoor zij toegangsrechten hebben. Duidelijke paginatitels, beschrijvingen en metadata helpen om relevante resultaten te tonen. Wijs bovendien iemand aan die verantwoordelijk is voor het bijwerken van de informatie. Een intranet blijft namelijk alleen waardevol wanneer documenten actueel zijn en medewerkers erop kunnen vertrouwen dat zij de juiste informatie vinden.
Meer informatie ontvangen?
Wilt u een SharePoint intranet inrichten voor uw mkb-bedrijf? Bij MKBOffice365 helpen we u graag om Microsoft 365 optimaal te gebruiken. We kijken naar de structuur van uw organisatie, het beheer en de manier waarop medewerkers samenwerken, ook als het gaat om de digitale werkplek voor het MKB. Daarbij kunnen we ook adviseren over koppelingen en migraties met Microsoft Teams, OneDrive en andere Microsoft 365-toepassingen. Neem gerust contact met ons op voor persoonlijk advies over de inrichting en het gebruik van Microsoft 365 binnen uw organisatie.