Wat is het verschil tussen Teams Essentials en Teams?
Microsoft Teams Essentials is een zelfstandig Teams abonnement voor bedrijven die voornamelijk willen chatten, videobellen en online vergaderen. Het abonnement biedt onder andere groepsgesprekken, schermdelen, vergaderingen tot 30 uur en maximaal 300 deelnemers per vergadering. Daarnaast beschikt iedere gebruiker over 10 GB cloudopslag. Teams Essentials is daarmee vooral geschikt voor kleinere organisaties die een betaalbare oplossing zoeken voor zakelijke communicatie, zonder direct een compleet Microsoft 365-pakket af te nemen.
De volledige Teams-ervaring binnen Microsoft 365 biedt vergelijkbare communicatiemogelijkheden, maar kan worden gecombineerd met aanvullende zakelijke toepassingen. Denk aan Outlook, OneDrive, SharePoint, Word en Excel. Hierdoor kunnen medewerkers gemakkelijker samenwerken aan documenten, bestanden centraal beheren en vergaderingen plannen vanuit hun zakelijke agenda. Het belangrijkste verschil zit dus niet uitsluitend in Teams zelf, maar vooral in de aanvullende mogelijkheden die een Microsoft 365-abonnement biedt. Welke functies precies beschikbaar zijn, hangt af van het gekozen abonnement en de bijbehorende Teams licentie.
Welke functionaliteiten mist u bij Teams Essentials?
Met Teams Essentials beschikt u over de belangrijkste functies voor online communicatie. U kunt chatten met collega's, bestanden delen, videogesprekken voeren en online vergaderingen organiseren. Ook zijn functies zoals schermdelen, vergaderopnames en ondertiteling beschikbaar. Voor bedrijven die Teams voornamelijk gebruiken om intern te overleggen of met klanten te vergaderen, kan dit voldoende zijn. U mist echter verschillende aanvullende Microsoft 365-diensten die het samenwerken binnen een organisatie eenvoudiger kunnen maken.
Zo bevat Teams Essentials geen volledige desktopversies van Word, Excel en PowerPoint en krijgt u niet automatisch een zakelijke Exchange Online-mailbox of SharePoint-omgeving. Ook beschikt u niet over dezelfde mogelijkheden voor centraal documentbeheer als bij uitgebreidere Microsoft 365-abonnementen. Werkt uw organisatie dagelijks met gedeelde documenten, gezamenlijke agenda's en bestanden op verschillende locaties? Dan kan een Microsoft 365 Business-abonnement praktischer zijn. U hoeft deze toepassingen dan niet afzonderlijk aan te schaffen, mits ze binnen het gekozen abonnement zijn inbegrepen.
Welk abonnement past bij het mkb?
Bij het kiezen van Microsoft Teams zakelijk is het verstandig om te kijken naar de werkzaamheden binnen uw organisatie. Heeft u vooral behoefte aan online vergaderingen en chatmogelijkheden? Dan is Teams Essentials een interessante keuze. Dit geldt bijvoorbeeld voor kleine bedrijven die al andere software gebruiken voor e-mail, documentbeheer en administratie. Met een losse Teams licentie betaalt u dan niet voor aanvullende Microsoft 365-programma's die u mogelijk niet nodig heeft.
Gebruiken uw medewerkers daarentegen dagelijks Outlook, Word, Excel en andere Microsoft-toepassingen? Dan kan een Microsoft 365 Business-abonnement voordeliger en overzichtelijker zijn. Microsoft 365 Business Basic biedt bijvoorbeeld zakelijke e-mail, OneDrive en webversies van Office-programma's. Business Standard voegt daar desktopversies aan toe, terwijl Business Premium aanvullende beveiligings- en beheermogelijkheden biedt. Let wel op: Microsoft 365 Business-abonnementen zijn afhankelijk van de gekozen variant verkrijgbaar met of zonder Teams. Controleer daarom vooraf of Teams daadwerkelijk bij uw abonnement is inbegrepen.
Waar moet u op letten bij het kiezen van een Teams licentie?
De kosten zijn een belangrijke factor bij het vergelijken van Teams Essentials vs Teams binnen Microsoft 365. Een zelfstandig Teams abonnement heeft doorgaans een lagere maandprijs dan een volledig Microsoft 365 Business-pakket. Toch betekent dit niet automatisch dat Teams Essentials voor iedere organisatie goedkoper is. Wanneer u daarnaast afzonderlijke abonnementen nodig heeft voor zakelijke e-mail, cloudopslag en Office-programma's, kunnen de totale kosten hoger uitvallen. Vergelijk daarom altijd de gezamenlijke kosten van alle software die uw medewerkers nodig hebben.
Ook toekomstige groei speelt een rol. Wanneer uw bedrijf uitbreidt, kan de behoefte aan gedeelde bestanden, centraal gebruikersbeheer en aanvullende beveiliging toenemen. Microsoft Teams voor het mkb moet daarom aansluiten bij zowel uw huidige werkzaamheden als uw plannen voor de toekomst. Heeft u alleen een oplossing nodig voor vergaderen en chatten? Dan is Teams Essentials vaak voldoende. Wilt u communicatie, e-mail, documenten en samenwerking binnen één omgeving organiseren? Dan ligt een uitgebreider Microsoft 365-abonnement meer voor de hand.
Neem contact met ons op
Twijfelt u tussen Teams Essentials en een volledig Microsoft 365-abonnement? Bij MKBOffice365 helpen we u graag bij het kiezen van de juiste licenties. We kijken naar het aantal medewerkers, de programma's die u gebruikt en de functionaliteiten die uw organisatie nodig heeft. Wilt u Microsoft Teams zakelijk inzetten of overstappen naar een uitgebreider Microsoft 365-pakket? Neem gerust contact met ons op voor persoonlijk advies. Wij bieden onder andere beheer en migratie aan, maar helpen u ook graag om uw digitale werkplekken voor het MKB in te richten.